Datenschutzerklärung

datadice GmbH, Mauer 2, 96450 Coburg, vertreten durch den Geschäftsführer Thomas Knorr. Kontakt: hello@datadice.io, Telefon +49 9561 7093906.

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt; die gesetzlichen Voraussetzungen dafür liegen nicht vor. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannte Adresse.

SPIRA ist ein geschlossenes Arbeitswerkzeug für Mitarbeitende des Unternehmens SunLab: ein KI-Assistent mit Chat, Projekten und Gesprächsaufzeichnung. Ein offener Zugang besteht nicht; angemeldet wird ausschließlich, wer eingeladen wurde, und zwar mit seinem Google-Workspace-Konto.

datadice betreibt SPIRA. Für die Inhalte, die Nutzer in SPIRA verarbeiten, ist SunLab der Verantwortliche; wir handeln insoweit als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP- Adresse, Zeitpunkt, angefragte Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge, Browser- und Betriebssystemkennung. Sie dienen der Auslieferung, der Stabilität und der Erkennung von Angriffen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb. Die Protokolle werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

Sie melden sich mit Ihrem Google-Konto an (OpenID Connect). Dabei verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Name, die Kennung Ihres Google-Kontos, ein optionales Profilbild sowie den Zeitpunkt der letzten Anmeldung. Eingesetzt wird dafür Firebase Authentication beziehungsweise Google Identity Platform.

Wir setzen ausschließlich folgende Cookies:

• __session — Ihre Sitzung nach der Anmeldung, bis zum Schließen des Browsers.
• last_seen — Zeitpunkt der letzten Nutzung; ohne Nutzung endet die Sitzung nach acht Stunden.
• google_oauth — Prüfwert für die Anmeldung bei Google, 10 Minuten.
• leiste — ob Sie die Seitenleiste ein- oder ausgeklappt haben, 1 Jahr.

Alle sind für die von Ihnen genutzte Anwendung unbedingt erforderlich und bedürfen keiner Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Reichweiten- oder Nutzungsanalyse findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsverhältnisses) beziehungsweise lit. f DSGVO.

Bei der Anmeldung bitten wir Google um folgende Berechtigungen. Was damit geschieht:

• Google Drive (nur lesen): SPIRA sucht und liest Dateien, auf die Sie selbst Zugriff haben. Dateien werden weder geändert noch gelöscht.
• Gmail (lesen und ändern): SPIRA liest Mails, sortiert sie mit Labels, archiviert sie und legt Entwürfe an. Gesendet wird ausschließlich an Ihr eigenes Konto; Mails werden nicht gelöscht.
• Google Kalender (Termine): SPIRA liest Ihre Termine und legt Termine an oder ändert sie, nachdem Sie die Aktion im Chat freigegeben haben.

Der Zugriff erfolgt ausschließlich im Rechtekontext Ihres Kontos und nur auf Ihre Veranlassung im Chat. Das Zugriffstoken (Refresh-Token) speichern wir verschlüsselt in der Datenbank. In Chats halten wir nur Kennungen und Links auf Dateien, Mails und Termine fest, keine Kopien. Sie können die Verbindung jederzeit in den Einstellungen von SPIRA oder unter myaccount.google.com/permissions trennen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; den Zugriff auf Ihr Google-Konto stützen wir auf Ihre Einwilligung im Berechtigungsdialog von Google (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.

Gmail, Google Drive und Google Kalender sind Marken von Google LLC. Die Logos dienen nur der Kennzeichnung der verbundenen Dienste.

Wir speichern Chat-Verläufe, Projekte, Ihr Nutzerprofil (das Gedächtnis von SPIRA: Zusammenfassungen und Anleitungen) und Gesprächsaufzeichnungen in einer PostgreSQL-Datenbank (Google Cloud SQL) und einem Objektspeicher (Google Cloud Storage), beide in der Region europe-west4 (Niederlande). Temporäre Chats werden nicht gespeichert; für Dateien, die Sie darin anhängen, gilt der nächste Abschnitt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit Inhalte personenbezogene Daten Dritter enthalten, handeln wir im Auftrag von SunLab (Art. 28 DSGVO).

Dateien, die Sie einer Chat-Nachricht anhängen (Dokumente, Tabellen, Bilder), legen wir im Objektspeicher (Google Cloud Storage, europe-west4) beim jeweiligen Chat ab. Aus Dokumenten lesen wir den Text aus und speichern ihn als Textdatei neben der Datei; dieser Text wird bei jeder Frage des Chats an das Sprachmodell übermittelt, Bilder werden als Bild übermittelt.

Anhänge bleiben so lange gespeichert wie der Chat und werden mit ihm gelöscht — durch Sie oder nach der von SunLab eingestellten Aufbewahrungsfrist für Chats. Anhänge temporärer Chats und Anhänge, zu denen keine Frage gestellt wurde, löschen wir nach 24 Stunden.

Bei Anfragen an Claude (Anthropic über Vertex AI) nutzen wir das Zwischenspeichern von Eingaben (Prompt Caching): Übermittelte Anhangtexte hält Vertex AI für kurze Zeit, in der Regel wenige Minuten, in einem Zwischenspeicher, damit Folgefragen desselben Chats nicht erneut vollständig verarbeitet werden müssen. Der Zwischenspeicher ist Teil der Verarbeitung durch Vertex AI über den EU-Endpunkt und wird nicht zum Training genutzt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Der Bereich „Gespräche“ zeichnet auf Ihre Veranlassung hin Tonspuren auf, wandelt sie in Text um und fasst sie zusammen. Aufzeichnungen sind nur zulässig, wenn alle Beteiligten zuvor eingewilligt haben — die Einwilligung einzuholen und zu dokumentieren, obliegt der Person, die die Aufnahme startet. Die Anwendung hält den Einwilligungsvermerk zu jeder Aufnahme fest.

Die Tonspur wird nach der vom Administrator im Unternehmen eingestellten Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht; Text und Zusammenfassung bleiben erhalten, bis Sie die Aufnahme löschen.

Zu SPIRA gehört die App „datadice Voice Recorder“ für iOS und Android; die folgenden Angaben gelten für beide Fassungen, soweit nicht anders vermerkt. Sie ist ein dünner Client: Sie greift auf Ihre Veranlassung hin auf das Mikrofon zu, nimmt das Gespräch auf und überträgt es an SPIRA. Transkription, Zusammenfassung und Speicherung finden nicht auf dem Gerät statt, sondern in SPIRA — es gelten deshalb dieselben Angaben wie zu Gesprächsaufzeichnungen und Sprachmodellen. Die App zeigt weder Transkripte noch Auswertungen an.

Ohne Ihre Freigabe des Mikrofonzugriffs findet keine Aufnahme statt; jede Aufnahme wird von Ihnen gestartet. Rechtsgrundlage für den Zugriff auf das Mikrofon ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können — in der App oder in den Einstellungen Ihres Geräts, unter iOS wie unter Android bei den Berechtigungen der App. Für die Aufnahme selbst gilt unverändert: Sie ist nur zulässig, wenn alle Beteiligten zuvor eingewilligt haben.

Unter Android zeigt das System während einer laufenden Aufnahme eine dauerhafte Benachrichtigung an (Vordergrunddienst). Sie ist technisch erforderlich, damit die Aufnahme auch bei ausgeschaltetem Display weiterläuft, und enthält keine Inhalte der Aufnahme.

Zum Verbinden erzeugen Sie in Ihrem Profil einen Zugangscode. Wir speichern davon nur eine nicht rückrechenbare Prüfsumme; er gilt 15 Minuten und nur einmal. Danach hält die App einen Zugangsschlüssel, von dem wir ebenfalls nur eine Prüfsumme speichern — zusammen mit einer groben Gerätebezeichnung (etwa „iPhone“ oder „Android-Gerät“), dem Zeitpunkt der Verbindung und dem der letzten Nutzung. Diese Angaben stehen unter „Verbundene Geräte“ in Ihrem Profil, und dort trennen Sie ein Gerät auch wieder. Eine Gerätekennung, den Standort oder Kontaktdaten erheben wir nicht.

Die Android-Fassung ist von der Datensicherung des Systems (Google-Backup bzw. automatische Sicherung) ausgenommen; Aufnahmen und Zugangsdaten werden nicht in Google-Backups übertragen.

Die App enthält keine Analyse- oder Werbebestandteile. Rechtsgrundlage für Anmeldung und Übertragung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für Chat, Transkription, Zusammenfassungen, das Nutzerprofil und die Suche in Gesprächen nutzen wir Google Vertex AI mit den Modellen Claude (Anthropic, über Vertex AI bereitgestellt) und Gemini. Die Sprachmodelle laufen über den EU-Endpunkt von Vertex AI, die Berechnung der Suchindizes in der Region europe-west4. Übermittelt werden dabei die jeweils betroffenen Inhalte — etwa Ihre Nachricht im Chat, die Tonspur eines Gesprächs oder ein hochgeladenes Dokument.

Google verarbeitet diese Inhalte als Auftragsverarbeiter und nutzt sie nach den Bedingungen von Vertex AI nicht zum Training von Modellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Bittet ein Nutzer SPIRA um eine Recherche im Internet, nutzen wir die Brave Search API (Brave Software, Inc., USA). Übermittelt wird nur die Suchanfrage selbst; Kontodaten, Chat-Verläufe oder Dokumente werden nicht übermittelt.

Die Übermittlung in die USA stützen wir auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Einladungen zu SPIRA versenden wir über Resend (Resend, Inc., USA). Übermittelt werden Empfängeradresse, Betreff und Inhalt der Nachricht.

Die Übermittlung in die USA stützen wir auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Trotz dieser Garantien lässt sich ein Zugriff US-amerikanischer Behörden nicht vollständig ausschließen.

In der angemeldeten Anwendung steht eine Schaltfläche „Feedback“ zur Verfügung. Sie wird von Feedmint bereitgestellt, einem Werkzeug von datadice auf Firebase und Google Cloud. Die Funktion sendet nur, wenn Sie ein Feedback absenden. Übermittelt werden Ihr Text, auf Wunsch ein Screenshot, die aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem, die Ladezeit, zuletzt aufgetretene Browser-Fehlermeldungen und fehlgeschlagene Anfragen (Adresse ohne Parameter, Statuscode). Eine Nutzerkennung übermitteln wir nicht.

Wir nutzen die Angaben, um gemeldete Fehler nachzuvollziehen und zu beheben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einer funktionierenden Anwendung. Bitte geben Sie in Feedback keine Inhalte ein und fotografieren Sie keine, die Sie nicht weitergeben dürfen.

• Google Ireland Ltd. / Google LLC — Firebase App Hosting, Identity Platform (Firebase Authentication), Cloud SQL, Cloud Storage, Cloud Tasks, Cloud Scheduler, Vertex AI (Verarbeitung in der EU)
• datadice GmbH — Betrieb von SPIRA und der Feedback-Funktion (Feedmint, Firebase / Google Cloud)
• Resend, Inc. — Versand von System-E-Mails (USA)
• Brave Software, Inc. — Websuche (USA)

Mit allen genannten Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Konto und Inhalte speichern wir, bis Sie oder SunLab sie löschen, längstens bis zum Ende des Vertrags mit SunLab. Server-Protokolle löschen wir nach 30 Tagen, Tonspuren nach der eingestellten Aufbewahrungsfrist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Bitte wenden Sie sich dafür zuerst an SunLab als Ihren Arbeitgeber und Verantwortlichen für Ihre Inhalte; wir handeln insoweit nur in dessen Auftrag. Für Fragen zum Betrieb erreichen Sie uns unter hello@datadice.io.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach.

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Anwendung oder die eingesetzten Dienste ändern. Es gilt jeweils die hier abrufbare Fassung.